一个需要10人团队协作的文件,需要耗时多久?
光是文件在几个领导之间的来来回回,就得耗掉几天。再算上与其他部门和甲方,耗时越拖越久。最后几个礼拜过去了,修改了两轮的文件又停在最初的地方,你依然在做那已经做了三遍的OA。
工作并不让人疲惫,但比工作本身更让人疲惫的,是这个过程中枯燥的反复。
这样的工作进度不但拖延了时间,也会逐渐拉垮团队人员的效率和心态。这是每一个管理者都不愿意看到的。
事实上,工作中80%的问题,都是沟通和表达的问题。
研究表明,在日常工作中,一个普通员工每天花费将近50%的时间进行不同方式的沟通,秘书为70%,而高级管理人员则达到80%以上。
只有保证沟通的时效性和完整性,才能真正提高多人协作的工作效率。
1、减少信息在传递过程中的中断。
思维作为大脑的活动,活动过程最忌讳的就是不连续,即通常说的三心二意。
在传统的工作方式中,在文件递给上级后等待回复的过程中,沟通和思维都处于中断状态。
直到接收回复后,记忆中的思维才再度回到脑海。这样的不停切换会增加大脑的工作时间,使工作效率下降。
只有保证沟通的及时,减少信息传递的中断,才能保证思维的顺畅。提高工作效率。
2、降低信息在多次传递中的损失和变异。
信息在多人传递、甚至自我传递中,必定会经过压缩和复原,产生信息的误差。
从事创意类工作时,一个点子在脑袋里想的是一回事,嘴里说出来会经过一次加工,键盘打出来又进行二次加工。
最终呈现在文档上的内容,已经在不知不觉中丢失了点子的部分信息。
因此在团队协作的过程中,减少自我加工,降低信息的损失,才能更好更完整地传递思维和想法。
对于忙碌的管理人员来说,最理想的状态莫过于像发语音消息般打开文档、口述内容、一键转发至所有人。几分钟后再次打开文件,已经得到多人的修订版。
在这个“万物皆可拼”的时代,工作也能像团购一样,线上多人多端同时编辑,随时随地查看和修改文档。
与其他线上文档不同的是,讯飞文档同时保证了我对多人协作的时效性和完整性。
(1)多人在线编辑+内容实时更新
支持多人编辑同一篇文档,即时显示所有变更,高效协作支持字体格式、段落排版、插入批注、图片、附件,文档内容一键导出、打印。
(2)多语种语音输入
独有的语音输入功能,说话秒变文字,准确率高,对老人及不方便打字的用户及其友好。支持多语种,减少信息损失。真正的解放双手,简化团队沟通形式,大大提升记录效率。
(3)文档批注+历史记录
可以在文档任意位置添加批注,审阅、回复其他协作者的批注,记录文档的每一次变更和协作记录,支持预览和恢复。
(4)云端同步+markdown快捷输入
讯飞文档支持手机、电脑、网页等多设备多平台编就同一片文档,自动上传、云端同步、高效协作。支持markdown快捷输入,支持插入代码块、公式、上下标。
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